SAP: as conquistas e os desafios da implantação
de uma nova forma de gerir

Transparência, celeridade, modernização. O SAP, novo sistema de gestão interna do Instituto Dragão do Mar (IDM), veio para garantir que essas sejam as características dos processos que são efetuados pelas áreas meio da sede e dos equipamentos. Em breve, deve-se comemorar que não existem mais contratações retroativas e que o papel foi inteiramente substituído pelo procedimento eletrônico, o que garante o registro exato do momento no qual as ações e as etapas são realizadas no sistema. 

Até o final de agosto, as contratações e pagamentos do IDM e dos equipamentos por ele geridos eram feitos em processos em papel. Com isso, os procedimentos eram custosos e demorados e os dados gerados não eram de fácil sistematização, o que impossibilitava  traçar estratégias com base em dados únicos e confiáveis. Essa situação também dificultava o fortalecimento de uma cultura de transparência – fundamental na gestão compartilhada de recursos públicos em Contratos de Gestão que caracterizam a relação Organização Social-Poder Público – e o atendimento a legislações específicas.

Para implantar o SAP e melhorar os fluxos de maneira geral no IDM, foi contratada uma consultoria que mapeou e simplificou os processos, foram realizados treinamentos,  conscientização e preparação com a gestão da sede e dos equipamentos. Eliminar  as contratações retroativas é uma forma de respeitar o profissional que é contratado pelo Instituto e garantir transparência, mas exige formalização por parte dos prestadores de serviços e planejamento por parte dos espaços públicos que são geridos pelo Instituto, pois os prazos devem ser cumpridos para garantir os repasses. 

Assim, após a implantação do SAP em setembro, já há um conjunto de dados disponíveis  para orientar a tomada de decisões, um retrato confiável  e sistematizado das solicitações de compras, contratações e pagamentos acessível em tempo real e a certeza de que as informações disponíveis são validadas. “Essas conquistas nos dão a certeza de que a transparência prevista quando planejamos um sistema que ordenasse e unificasse nossos fluxos administrativos está se consolidando”, afirma Gecíola Fonseca, gerente de Inovação e Tecnologias do IDM.

No entanto, ainda são registrados problemas no portal de solicitações, os chamados bugs, e na implantação por parte dos equipamentos, sobretudo a necessidade de reunir e disponibilizar no sistema toda a documentação dos artistas e demais prestadores de serviço com, no mínimo, 10 dias de antecedência para efetivar a contratação e o pagamento.

O IDM sede e os equipamentos têm trabalhado conjuntamente nas soluções: os espaços públicos têm afinado seus processos de contratação, o suporte técnico da empresa que fornece o sistema tem estado sempre presente em horário de expediente no Instituto para corrigir os problemas, a equipe de Inovação e Tecnologias tem mantido um plantão para esclarecer dúvidas das equipes e um corpo a corpo em novos treinamentos. Essas são algumas estratégias que têm sido usadas. “Um dos resultados é que já há maior autonomia das nossas equipes dentro do sistema, com acompanhamento e dissolução de gargalos e geração de relatórios gerenciais para tomadas de decisão, entre outros ganhos”, comemora Gecíola.

#SomosIDM

Raquelane Santana Sales, coordenadora Administrativa-financeira na Escola de Gastronomia Social Ivens Dias Branco (EGSIDB), compreende que participar da mudança de cultura organizacional, passando a operar em um padrão de contratação que respeita o fluxo com transparência e prazo, precisa de paciência, empenho e dedicação de todos. “Apesar do momento crítico, tenho visto o crescimento de uma cultura voltada para processos mais céleres, com toda a segurança da padronização dos fluxos e o planejamento/ antecipação de agendas e calendários de contratações”, celebra. 

Ela reforça ainda a certeza que o atual momento conduzirá a outro patamar para todos que fazem o IDM: “Não tem mais volta”, afirma Raquelane.

Entenda o SAP

O SAP é um sistema que permite a realização das compras, contratações, pagamentos, contabilidade e outras atividades do IDM. Ele é um Sistema Integrado para Gestão Empresarial (na sigla em Inglês: Enterprise Resource Planning – ERP): um software desenvolvido para interligar diversos setores de uma organização, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações, que passam a ser fornecidas de maneira instantânea e precisa, assegurando as tomadas de decisões.

A implantação do sistema é uma ação que, além de atender critérios de transparência e celeridade, pode ser incluída dentro dos objetivos da governança ambiental, social e corporativa (ESG, sigla também em Inglês).