por Adriana Victorino
Nos últimos anos, o Instituto Dragão do Mar (IDM) tem enfrentado uma crescente necessidade de se adaptar às mudanças nos cenários econômico, social e tecnológico. Essa adaptação exige a implementação de novos parâmetros de gestão que tornem a operação mais ágil, eficiente e transparente, com o objetivo de aprimorar a atuação da organização e maximizar seu impacto social. Iniciamos em 2021 um processo de reformulação organizacional no IDM, com ênfase nas áreas e processos que dão suporte para as atividades finalísticas. Em 2024 já podemos colher alguns resultados do trabalho iniciado, porém cientes de que ainda há muita coisa a fazer. A gestão ágil, por exemplo, surge como uma resposta eficaz a essa demanda. A tomada de decisões mais rápidas e a execução de projetos de maneira mais coordenada e integrada permitem que a organização se ajuste com maior facilidade às mudanças no ambiente externo.
Além disso, a integração de novas tecnologias é um dos pilares dessa transformação. Ferramentas de gestão e sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são cada vez mais utilizados para organizar dados, facilitar a comunicação e promover a transparência nos processos internos. A automação de processos administrativos, a gestão de contratos e o acompanhamento de projetos permite que o IDM economize tempo e recursos, além de garantir maior precisão nas informações. Ao adotar essas soluções, a organização assegura o uso eficaz e eficiente dos recursos públicos, maximizando os resultados e minimizando desperdícios.
Essas tecnologias não só aumentam a eficiência operacional, mas também tornam a gestão mais transparente e acessível, tanto para financiadores quanto para colaboradores e o público atendido.
Por esse motivo, em 2024 o IDM investiu recursos na área administrativo-financeira para a criação de um setor de gestão de contratos, deu continuidade às melhorias e atualizações no sistema SAP e realizou a contratação de profissional especializado para o controle e gestão do patrimônio (imobilizado).
A necessidade de prestar contas de forma clara e objetiva exige processos administrativos financeiros bem estruturados. Uma gestão eficiente permite que a organização planeje melhor seus recursos, identifique fontes de financiamento e garanta que cada real investido seja utilizado de forma otimizada, se utilizando de plataformas digitais que integram as áreas administrativa, financeira, contábil e de monitoramento/avaliação de resultados. Então, visando contribuir para essa transparência, em 2024 iniciamos a implementação de um BMPS (Business Process Management System), começando pelos processos de monitoramento dos contratos de gestão, mas que atenderá outros processos críticos a partir de 2025.
Outro aspecto fundamental dessa reformulação é a gestão de pessoas, que deve ser fortalecida por meio de uma abordagem mais colaborativa e voltada para a capacitação contínua. As organizações sociais, especificamente o IDM, precisam investir no desenvolvimento de seus colaboradores, garantindo que a equipe esteja preparada para lidar com as exigências de um ambiente em constante transformação.
A criação de uma cultura organizacional que favoreça a inovação e a cooperação, a saúde mental e o respeito aos Direitos Humanos é essencial para engajar os colaboradores e aumentar a produtividade, além de garantir um trabalho de qualidade voltado para a missão social da organização.
Salientamos também a grande importância de se ter uma área de Segurança Infraestrutura atuante, dando suporte e monitorando questões críticas dos 16 espaços públicos sob nossa responsabilidade. O IDM vem buscando constantemente fortalecer essa área, a fim de que os espaços, adequadamente mantidos, não só favoreçam a eficiência operacional, mas também garantam a segurança dos funcionários e do público frequentador. A prevenção de riscos e a criação de ambientes seguros são fundamentais para o bom funcionamento das atividades e para a confiança que os usuários depositam nas instalações.
Por fim, a avaliação de resultados e o foco no impacto social são aspectos centrais nos novos parâmetros de gestão do IDM. A utilização de indicadores de desempenho e ferramentas de monitoramento permite que o Instituto avalie a eficácia de suas ações e identifique áreas que necessitam de ajustes. Com a coleta de dados precisos, sobre os resultados alcançados, a organização pode tomar decisões mais acertadas, ajustando suas estratégias para atender de forma mais eficaz o seu papel. Esse processo contínuo de avaliação e adaptação é fundamental para garantir a sustentabilidade e o crescimento da Instituição ao longo do tempo.
São muitos e complexos os desafios de gestão na área administrativa e financeira enfrentados pelo IDM. Para enfrentá-los, além de coragem, alinhamento e vontade política, precisamos de soluções inovadoras, um corpo colaborativo engajado e bem preparado e, especialmente, a disponibilidade de recursos financeiros para subsidiar todas as transformações necessárias. É isso que temos feito ao longo dos últimos anos na Diretoria do IDM, contando com o apoio do Governo do Ceará e especialmente da Secretaria da Cultura – Secult Ceará.
Adriana Victorino
Diretora Administrativo-Financeira
Bacharel em Ciências Contábeis com MBA Executivo em Finanças. Há mais de 16 anos atua em cargos de gestão administrativa-financeira, dos quais 12 foram à frente de organizações sociais, como IDM, Instituto CUCA e Cineteatro São Luiz.